Excel y gráficos

Milo no genera ficheros ni dibuja por su cuenta. Los saca cuando se los pides, o cuando te los ofrece y tú aceptas. El resto del tiempo te contesta en el chat, que casi siempre es lo que querías.

Pedir un Excel

Se lo dices y ya: «pásame esto a Excel», «sácame las facturas del último mes en Excel», «un Excel con la desviación por capítulo». Y cuando debajo de una respuesta te salga un chip del tipo «Excel con los detalles», pulsarlo hace lo mismo.

Si la petición viene completa, lo genera directo. Si le falta algo (el nivel de detalle, el periodo, si quieres totales), primero te pregunta. Ver Cuando te pregunta cómo lo quieres.

Lo importante: los números del Excel salen de calcular sobre el conjunto entero, no sobre las filas que se han enseñado en el chat. Si en pantalla te dijo «te muestro 20 de 800», el Excel trae las 800.

Cómo llega el fichero

Aparece como una tarjeta de descarga debajo de la respuesta, con el nombre del fichero y su tamaño. A la derecha, el icono de Descargar. El texto del mensaje solo te resume en una frase qué contiene.

Si es un Excel, al pulsar la tarjeta se abre una vista previa antes de bajártelo: las primeras filas de cada hoja, con una pestaña por hoja si trae varias, y el botón Descargar dentro. Cuando la hoja tiene más filas de las que enseña, te lo dice al pie.

Qué trae el fichero por dentro

No es un volcado. Sale con el membrete puesto:

Cabecera con el logo de tu empresa, el nombre de la empresa y el de la obra, más el título y una línea de descripción.
Cabecera de tabla en negro sobre blanco y filas alternas grises, pensado para que también imprima bien en blanco y negro.
Formato € en las columnas de dinero (importe, total, precio, coste, PEC, ahorro, certificado, facturado…) y anchos de columna ajustados.
Fila TOTAL al pie de las columnas numéricas cuando la pides.

El logo sale del que tengas subido como empresa. Si no hay ninguno, la cabecera se genera igual, solo que con texto.

CSV

También hace CSV. Pídeselo así de claro: «en CSV, no en Excel». Es lo que quieres cuando el fichero va a entrar en otro programa, porque el CSV no lleva ni membrete ni formato, solo los datos.

Para leerlo tú, quédate con el Excel.

Pedir un gráfico

«Hazme un gráfico de esto», «la facturación por proveedor en barras», «la evolución mensual de lo certificado». No hace falta que le digas de qué tabla ni de qué campos: describes qué quieres ver y él resuelve el dibujo con las cifras reales.

Uno por respuesta, salvo que pidas varios. Por defecto dibuja uno solo por turno. Si quieres tres, díselo explícito o pídeselos en tres mensajes.

El gráfico llega como una referencia clicable debajo del mensaje. En el chat a pantalla completa, al pulsarla se abre en el panel de gráficos de la derecha; en el panel de la pantalla, que no tiene sitio para un lateral, la referencia te lleva al chat completo y lo abre allí. En la ventana flotante aparte no se muestran gráficos: para verlos, vuelve al panel o al chat completo.

Desde el panel puedes Exportar a Excel los datos del gráfico, moverte entre versiones con las flechas cuando lo has ido retocando, y arrastrar las etiquetas si se pisan (hay un botón para restablecerlas).

Retocar el estilo

Para cambiar cómo se ve (color, tipo de gráfico, etiquetas, orientación) se lo dices y lo redibuja sin volver a calcular: «ponlo en barras horizontales», «quítale las etiquetas», «el real en verde y el plan en gris».

Para cambiar lo que muestra (otra métrica, otro periodo, el top 20 en vez del top 10) es un gráfico nuevo, y lo recalcula. La diferencia importa porque lo primero es instantáneo y lo segundo vuelve a consultar los datos.

Cuándo no te lo va a dibujar

Si el dato cabe en una línea, o son dos o tres categorías, o las diferencias entre ellas son mínimas, Milo prefiere darte el número o una tabla. Un gráfico de dos barras casi iguales no informa de nada.

Cuando te pregunta cómo lo quieres

Si pides un gráfico sin cerrar las dimensiones, en vez de adivinar te devuelve una tarjeta con grupos de opciones. Tipo, eje X, métrica, unidades, orientación, orden, apilado, etiquetas, línea de referencia, color: los que apliquen a lo que has pedido, con la recomendación ya marcada.

Debajo hay una línea de texto libre para lo que no cabe en un botón («el real en verde, el plan en gris punteado»). Y dos botones: Generar y No, gracias.

Al pulsar Generar se envía como un mensaje tuyo con lo elegido, y Milo genera sin volver a preguntar. No, gracias la descarta sin gastar turno.

Sale también para los Excel, con menos grupos: detalle, periodo, totales.

La limitación real: ratios y porcentajes

Esta es la que te va a morder, así que va aparte.

El generador de gráficos dibuja columnas tal cual están. No divide una entre otra. Si le pides «el porcentaje de ejecución por capítulo», entiende que quieres ver pedido y PEM, y te dibuja las dos series en euros, una al lado de la otra. Técnicamente no está mal. No es lo que pediste.

Pasa igual con el margen, el porcentaje de desviación, la cuota sobre el total y cualquier cosa que sea una división entre dos columnas.

La salida: pídelo explícito como un cálculo, no como un gráfico de dos columnas.

En vez de «gráfico del % de ejecución por capítulo», di «calcula el % de ejecución por capítulo (pedido dividido entre PEM) y grafícalo».
En vez de «gráfico de margen por partida», di «calcula el margen por partida en % y dibújalo».

Con «calcula» delante, Milo hace la cuenta sobre los datos reales y dibuja el resultado. Sin él, te arriesgas a las dos barras.

Vale lo mismo para los cruces entre dominios (presupuesto contra facturado), los acumulados y la curva S. Todo eso es cálculo, no proyección de una columna.

Comprueba el gráfico antes de usarlo

Milo describe el gráfico según lo que ha salido, no según lo que pidió. Si dice «barras por proveedor» y tú ves una línea por meses, hay algo mal: díselo y lo vuelve a pedir con la descripción afinada.

Y en las curvas acumuladas mira el borde derecho. La serie de datos reales tiene que parar en el último mes con datos, no desplomarse a cero. Si se desploma, lo que estás viendo son meses futuros rellenados con ceros y la lectura es falsa.

Y ahora

Cuando Milo propone un cambio: la única vía por la que algo de esto acaba tocando tus datos.