El presupuesto y la congelación

Esta es la página que más conviene leer antes de tocar nada. El presupuesto Original no se congela cuando tú decides congelarlo: se congela al importarlo. Son el mismo acto, en la misma operación, sin paso intermedio y sin confirmación aparte.

Importar es congelar

Cuando pulsas el botón que cierra la importación, certly hace tres cosas a la vez:

1. Crea el presupuesto Original con sus capítulos y partidas
2. Pone la obra en En ejecución
3. Sella el Original con la fecha de congelación

Las tres o ninguna. Si algo falla, no queda una obra a medio hacer.

No existe un botón de «iniciar ejecución». Si lo estás buscando en Detalles de la obra, no está: se quitó precisamente porque la ejecución arranca sola al importar.

Lo que vas a ver después, y por qué nadie te lo explica

Con la obra ya en ejecución, entras en Presupuesto · Presupuesto Original y te encuentras el árbol de partidas, el buscador, y nada más. El botón Importar presupuesto ha desaparecido.

No sale ningún aviso, ningún cartel, ninguna fecha de congelación. Hoy la pantalla no te dice que está congelada: simplemente se comporta como congelada.

Si esperabas subir el presupuesto «cuando estuviera listo» y ya lo habías subido al crear la obra, ese hueco es lo que estás viendo. No es un error de carga.

Qué formatos entran

BC3, Excel y PDF. Si trabajas con Presto, exporta a BC3 y entra igual.

Cada uno se trata distinto por dentro, y eso se nota en el tiempo de espera:

Origen	Qué pasa
BC3	Lectura directa, determinista. Aparece listo en el momento
Excel con la plantilla de certly	Lectura directa. Listo en el momento
Excel libre (el del arquitecto, el tuyo de siempre)	Lo interpreta la IA. Tarda
PDF	Lo interpreta la IA. Tarda, y es el que más conviene revisar

Máximo 25 MB por archivo, uno cada vez.

La plantilla de certly te la puedes descargar desde la propia pantalla de importación, con el enlace de abajo Descargar plantilla Certly (obra), o desde el bloque Presupuesto del alta. El sufijo (obra) lo pone certly según desde dónde hayas abierto la importación: no hay nada que elegir. Si tu presupuesto viene de un sitio raro, rellenar la plantilla es más rápido que pelearse con la extracción.

Excel no es el enemigo

La plantilla de certly es un Excel corriente, y desde la propia importación puedes descargar el presupuesto ya interpretado también en Excel. Si te resulta más cómodo cuadrar los números en una hoja de cálculo, hazlo ahí y súbelo de vuelta. Lo que certly aporta no es quitarte el Excel: es que a partir de la importación cada partida quede enganchada a sus compras, sus albaranes y sus certificaciones.

La pantalla de importación

Se abre a pantalla casi completa y tiene cuatro zonas.

Arriba · los precios

La barra Precios, con Generar precios…. Se despliega sola cuando certly no ha podido deducir si los precios del documento son coste o venta.

Eliges dirección:

• Tengo coste → generar venta · venta = coste × (1+m)
• Tengo venta → generar coste · coste = venta ÷ (1+m)

Escribes el margen en margen % y pulsas Generar. Se aplica a todo el presupuesto.

Ejemplo · Edificio 24 viviendas. El presupuesto que te ha pasado la propiedad viene a precio de venta: el hormigón HA-25 a 95 €/m³. Eliges Tengo venta → generar coste con un 19 %, y certly te deja el objetivo en torno a 80 €/m³, que es contra lo que después vas a comparar las ofertas.

En medio · la rejilla

Esta rejilla es el único sitio donde se tocan los números del Original. El árbol que verás luego en Presupuesto es de consulta siempre, congelado o no: lo que allí decide el estado de la obra es si aparece o no el botón de importar.

Seis columnas: Código, Descripción, Cant., Ud, Coste y Venta. Los capítulos salen sombreados y con su subtotal a la derecha; arriba del todo, fija, la fila Total obra.

Descripción, cantidad, coste y venta se editan aquí mismo. Código y unidad no.

Se maneja como una hoja de cálculo

Enter baja, Tab avanza, las flechas se mueven, y puedes pegar un bloque copiado de Excel directamente sobre la rejilla. Ctrl+Z y Ctrl+Y deshacen y rehacen.

Cada cambio se guarda solo, en el servidor, un instante después de escribirlo.

A la derecha · Validación

El panel Validación, con las incidencias en vivo. Se recalcula cada vez que guardas. Si está limpio, dice Sin incidencias.

Abajo · la barra de instrucciones y el cierre

La barra con el icono de chispa acepta órdenes en lenguaje normal («baja un 5 % el capítulo 2», «pon unidad M2 en la 01.03») y se ejecutan con Aplicar con IA.

Y en el pie: Descartar, Descargar Excel Certly (te llevas el presupuesto ya interpretado en una hoja de cálculo), el estado, y el botón de cierre.

El botón de cierre no se llama igual en los dos sitios

Es la confusión más habitual, y merece la pena tenerla clara:

Dónde estás	Botón	Qué hace
Creando la obra (Nueva obra)	Usar presupuesto	Guarda y cierra. Todavía no ha pasado nada: la obra se crea, y se congela, cuando pulses Crear obra
Obra ya existente, pantalla Presupuesto	Crear presupuesto	Importa y congela en el acto

Junto al botón, cuando no queda nada por resolver, verás Presupuesto listo en el alta y Listo para crear en la obra ya existente.

Incidencias que bloquean, avisos que no

Solo los errores impiden cerrar. Los avisos informan y se pueden cerrar con la equis (y volver a mostrar desde el enlace de abajo del panel).

Errores · hay que resolverlos

Incidencia	Qué te dice
Presupuesto vacío	«El presupuesto no contiene partidas»
Base de precios sin confirmar	«Confirma si los precios son coste (PEM) o venta (PEC) y el % GG+BI antes de importar»
Partida sin código	«Partida sin código en «Movimiento de tierras»»
Código repetido	«Código duplicado: 02.03» o «Código de capítulo duplicado: 02»
El capítulo no cuadra	«Capítulo «Estructura»: Σ partidas 412.300,00 ≠ subtotal impreso 418.900,00»
El total no cuadra	«Σ total 1.204.500,00 ≠ total impreso 1.212.000,00»

Los dos últimos son los que más aparecen con PDF, y son los más valiosos: certly ha leído los subtotales impresos en el documento y ha comprobado que sus propias partidas suman lo mismo. Cuando no cuadra, o falta una partida o una cantidad se leyó mal. Es exactamente el error que en Excel no se ve.

Si por lo que sea intentas cerrar con errores pendientes, el servidor lo vuelve a rechazar: «El presupuesto tiene incidencias que impiden la importación. Resuélvelas antes de crear el presupuesto».

Avisos · decides tú

Aviso	Cuándo sale
«Cantidad vacía o cero en 03.12»	Partida sin medición
«Sin precio en 03.12»	Ni coste ni venta
«Venta < coste en 03.12»	Vas a perder dinero en esa partida
Extracción por partes	Documento grande troceado por la IA: «Revisa que no falte detalle de medición en los capítulos grandes»

Venta < coste merece mirarse siempre antes de confirmar. Una partida con el margen del revés se arrastra hasta la última certificación.

Mientras la IA analiza

Con un PDF o un Excel libre verás Analizando el presupuesto… y el aviso de que puedes salir: el análisis sigue por su cuenta y lo encuentras al volver. El borrador es del servidor, no de tu navegador.

Si la lectura falla del todo, sale No se pudo analizar el archivo con el motivo y un botón, Probar con otro archivo.

Después de congelar

Lo que queda en Presupuesto:

• Dos pestañas, Presupuesto Original y Presupuesto Complementario, cada una con su contador
• En el Original, el árbol completo y el buscador («Buscar por código o descripción…»), todo en consulta
• Ningún botón de importación

Todo lo que aparezca a partir de aquí va por el complementario, que sí es editable y tiene su propio ciclo de aprobación. Está contado en Presupuesto complementario.

Reimportar no es una opción

Con la obra en ejecución no hay forma de volver a subir el Original. No es una limitación de la pantalla: el servidor también lo rechaza. Si un presupuesto entró mal del todo, el camino es borrar la obra y darla de alta otra vez, y por eso conviene invertir los minutos en la rejilla antes de confirmar.

Por qué se congela

Porque toda la obra mide contra él.

Lo comprado se compara contra el objetivo de la partida. Lo facturado se compara contra lo comprado. Lo certificado se compara contra la venta. Y el margen que ves en el cuadro de mando de la obra es esa cadena entera, con el Original como origen.

Si el Original se pudiera retocar sobre la marcha, cada mes compararías contra un origen distinto y el histórico dejaría de significar nada. La obra que va mal siempre puede «arreglarse» moviendo el presupuesto; congelarlo es lo que impide que eso pase sin que nadie se entere.

Y para lo que sí cambia de verdad durante la obra (un imprevisto, un cambio de la propiedad, un sobrecoste aceptado) está el complementario, que deja rastro de que se añadió, cuándo, por qué y con la aprobación de quién.

Y ahora

La obra por dentro: el cuadro de mando y los datos del contrato.