Capturar un albarán

Capturar un albarán es hacerle una foto al papel que te acaba de firmar el camionero y dejarlo dentro de certly antes de que se arrugue en el bolsillo. Son tres pantallas: la cámara, la revisión de la captura y la revisión del albarán.

Hacer la foto

En la obra, Capturar albarán. Se abre la cámara trasera a pantalla completa con un marco discontinuo y el aviso Encuadra el albarán dentro del marco.

Arriba a la izquierda, la X cancela y vuelve. Arriba a la derecha aparece la linterna, si el teléfono la deja controlar desde el navegador, que es lo que salva las fotos en un sótano o a última hora de la tarde. El botón redondo grande de abajo dispara.

Si la cámara no arranca sale «No se pudo abrir la cámara», con la indicación de permitir el acceso o volver y usar Subir archivo. Casi siempre es el permiso de cámara del navegador, que se dio a «Bloquear» la primera vez.

Subir un archivo que ya tienes

Desde la obra, Subir archivo. Sirve para una foto del carrete o para un PDF que el proveedor haya mandado al móvil. Acepta imágenes y PDF.

Es el mismo camino que la cámara a partir de aquí: los dos van a la misma pantalla de revisión de la captura.

Revisar la captura y enviarla

Antes de gastar la lectura, certly te enseña lo que has capturado en Revisar captura, para que compruebes que se lee. Si es un PDF verás la confirmación del archivo en vez de la imagen.

Tres botones:

Enviar a analizar · manda el documento a leer y pasa a Analizando…
Repetir foto o Elegir otro archivo · según hayas llegado por cámara o por subida
Cancelar · descarta y vuelve a la obra

Si la lectura falla verás «No se pudo leer el albarán. Inténtalo de nuevo o sube otra foto». Repite la foto con más luz y el papel plano: un albarán doblado por la mitad o con sombra encima es la causa habitual.

La pantalla de revisión

Sale Revisar albarán, con lo que certly ha leído ya puesto. Aquí es donde el encargado corrige, y donde está el trabajo de verdad.

Los campos obligatorios

Campo	Obligatorio	Qué hay que mirar
Proveedor	Sí	Puede venir preseleccionado si certly lo ha reconocido con seguridad
Nº albarán	Sí	El número que imprime el proveedor
Fecha	Sí	Viene con la fecha leída; si no la leyó, con la de hoy
Líneas	Cada línea que dejes necesita artículo y cantidad	Puedes borrar líneas y añadirlas
Notas (opcional)	No	Observaciones, roturas, lo que llegó mal

Ojo con la fila de líneas: lo que se exige es que ninguna línea quede a medias. Si las borras todas, el albarán se puede guardar igualmente, vacío. Eso casi nunca es lo que quieres.

El botón Validar y guardar está apagado mientras falte algo, y justo debajo certly te dice qué falta: «Completa: proveedor, nº albarán, fecha, artículo y cantidad de cada línea».

El proveedor

Al tocar el campo se abre el buscador de proveedores, con búsqueda por nombre o por CIF/NIF. Si el proveedor no está todavía dado de alta, Crear proveedor nuevo lo crea en el momento con nombre y CIF/NIF, ya rellenados con lo que se leyó del papel, y lo deja seleccionado. Sin ese atajo, un albarán de un proveedor nuevo sería un callejón sin salida a pie de obra.

Los proveedores son de la empresa, no de la obra: el que cree el encargado aquí queda disponible en todas las obras y en la oficina.

Las líneas

Cada línea lleva artículo, cantidad y unidad. La cantidad admite las dos formas de escribir: 1.500,5 y 1500.5. La unidad se elige de la lista, y arranca en unidades.

La papelera de cada línea la borra, y Añadir línea mete una vacía al final. Borrar de más es peor que dejar una línea de sobra: la línea que no está no se puede reclamar después contra la factura.

Validar y guardar

Validar y guardar hace dos cosas de una vez: crea el albarán y lo deja Verificado.

Es deliberado. Repasar este formulario es la verificación: la persona que lo está mirando acaba de tener el papel en la mano, que es justo lo que en la oficina no se puede hacer. Un albarán capturado con la app no necesita que nadie lo vuelva a repasar en la oficina.

Si sale bien verás Albarán verificado, con el número y la confirmación, y dos salidas: Capturar otro y Ver historial.

Cuando algo se tuerce

Ya existe ese albarán

«Ya existe un albarán con este número para este proveedor en esta obra».

Ese número ya está dentro. Pasa cuando se captura dos veces el mismo papel, o cuando el albarán ya entró por PDF en la oficina. Míralo en Ver historial antes de volver a intentarlo: si ya está, no hay nada que hacer.

Albarán guardado, pero sin verificar

Sale Albarán guardado en vez de Albarán verificado, con el aviso de que se verifique desde el historial.

Quiere decir que el albarán se creó bien pero la verificación no llegó a completarse, normalmente porque la conexión se cayó justo en ese segundo. No se ha perdido nada: entra en Ver historial y pulsa Verificar en esa fila.

Se ha recargado la pantalla y se ha perdido todo

La captura a medias no se guarda en el móvil a propósito. Si se recarga la página, o se mata la app, entre la foto y Validar y guardar, hay que volver a empezar. Son dos toques, y a cambio no queda medio albarán fantasma en ningún sitio.

El historial de la obra

Ver historial lista los albaranes capturados con la app en esa obra, del más reciente al más antiguo, con proveedor y fecha. Es el sitio donde el encargado comprueba que lo de esta mañana está dentro.

Ojo con esto: el historial del móvil no muestra los albaranes que entraron por PDF, por Drive ni a mano desde la oficina. Para ver todos los de la obra hay que ir a la web. Si el encargado dice «no está», la lista completa está en Recepción · Albaranes.

Las filas que estén sin verificar traen su botón Verificar ahí mismo. Si todavía no hay nada, verás «Todavía no hay albaranes en esta obra».

Y ahora

Los albaranes en la oficina: las otras vías de entrada y qué hacer con lo que llega sin proveedor.