Hojas de horas
Las horas internas son las de tu gente: la cuadrilla que tienes en obra, no lo que te factura un subcontratista. Se apuntan por semana, contra la obra, y la hoja es una sola para todos.
En la web, obra · Recepción · Horas Internas. En el móvil, Horas internas dentro de la obra.
La cuadrilla de la obra
Sección titulada «La cuadrilla de la obra»Antes de apuntar horas hay que decir quién está en la obra. Eso es la Cuadrilla de la obra: la lista de trabajadores asignados a esta obra, compartida por todos los encargados que entren en ella.
Se llega desde Cuadrilla de la obra, tanto en la web como en el móvil. Si está vacía te lo dice: «La cuadrilla está vacía. Ficha a alguien de la plantilla o crea un trabajador nuevo».
Añadir a la cuadrilla da dos caminos:
- De la plantilla · eliges a alguien que ya está dado de alta en la empresa. Es lo normal.
- Nuevo trabajador · lo creas ahí mismo, con nombre y categoría. Queda marcado como (nuevo) para que la oficina lo revise después.
El segundo camino existe porque a pie de obra aparece gente que la oficina todavía no ha dado de alta, y no tener dónde apuntarle las horas significa perderlas. La marca de nuevo es el recordatorio de que hay que ordenarlo luego.
Quitar a alguien de la cuadrilla no borra sus horas. Deja de aparecer para apuntar, y lo ya registrado se queda donde estaba.
La plantilla y las tarifas
Sección titulada «La plantilla y las tarifas»La plantilla central vive en el menú de tu cuenta, en Empresa · Administración, con dos pestañas:
- Trabajadores · la plantilla de la empresa, con su categoría y su estado. Aquí se confirman los que llegaron marcados como nuevos desde la obra, se renombran y se dan de baja.
- Tarifas · las categorías, cada una con su Coste €/h y su Venta €/h, y su ámbito, obra u oficina.
Las tarifas son lo que convierte horas en euros. Si a una categoría le falta la tarifa, certly te lo marca y el coste de las semanas donde aparezca esa categoría queda incompleto.
Una hoja por semana y por obra
Sección titulada «Una hoja por semana y por obra»La hoja es semanal, de lunes a domingo, y única para toda la obra. No hay una hoja por encargado: si dos encargados apuntan en la misma semana, están escribiendo en el mismo documento.
Se crea sola en cuanto alguien apunta la primera hora desde el móvil. Desde la web se crea a mano con Generar semana. Si esa semana ya existía, certly no duplica nada y te lo dice: «Ya existía la hoja de esa semana. Se ha abierto la existente».
En el móvil, la pantalla de horas te da la semana con su total, y los siete días con sus horas. Las flechas de los lados cambian de semana. Al entrar en un día tienes a toda la cuadrilla con su casilla de horas.
Cada línea de horas puede imputarse a un capítulo o a una partida del presupuesto, o quedarse Sin imputar. La imputación se elige después de poner las horas, no antes.
Las horas van entre 0 y 24, y tienen que caer dentro de la semana de la hoja. Dejar la casilla vacía, o ponerla a cero, borra el registro de ese día.
Borrador y Validada
Sección titulada «Borrador y Validada»| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Se registra y se corrige libremente |
| Validada | Cerrada. Los importes quedan congelados con las tarifas del momento |
En la web, Validar semana y Reabrir están en la cabecera de la semana. En el móvil, Validar semana aparece debajo de los días, y solo cuando esa semana ya tiene horas apuntadas: no se cierra una semana en blanco.
Validar congela la semana de toda la obra
Sección titulada «Validar congela la semana de toda la obra»Es la restricción que más sorprende. En el móvil te la avisa antes de hacerla: «Validar cierra la semana de toda la obra (todas las horas registradas). ¿Continuar?». En la web no hay aviso: Validar semana cierra la semana en cuanto lo pulsas.
No estás cerrando tus horas ni las de tu cuadrilla: estás cerrando la semana entera de la obra, incluido lo que haya apuntado el otro encargado y lo que haya metido la oficina. Una vez validada, el día pasa a solo lectura para todos.
Es así porque la hoja es un único documento y porque validar es lo que fija los importes. Al validar, certly calcula el coste con las tarifas vigentes en ese momento y los guarda. Si mañana subes la tarifa de oficial de 1ª, la semana ya validada no se mueve: es una foto, no un cálculo que se recalcula.
Por eso conviene acordar quién valida. Lo natural es que valide la oficina el lunes, con la semana ya cerrada, y no el encargado el viernes a las seis.
Reabrir
Sección titulada «Reabrir»Reabrir devuelve la semana a Borrador. En el móvil también te avisa: «Reabrir deja la semana editable de nuevo y anula los importes ya congelados en oficina. ¿Continuar?». En la web es directo, sin confirmación.
Lo que se pierde son los importes congelados. Al volver a validar se recalculan con las tarifas de ese momento, que pueden no ser las de antes. Si has tocado tarifas entre medias, el coste de esa semana cambiará.
Si la hoja ya está validada y alguien intenta validarla otra vez, sale «La hoja ya está validada». Al revés, «La hoja no está validada; no se puede reabrir».
El offline, que aquí sí es real
Sección titulada «El offline, que aquí sí es real»Las hojas de horas son la única parte de la app que funciona sin cobertura. Y funciona de verdad: se apunta, se guarda en el móvil y sube solo cuando vuelve la línea.
Para que arranque sin cobertura, la app tiene que haberse abierto al menos una vez con conexión. Esa primera apertura es la que deja el armazón guardado en el teléfono. Es el motivo de abrirla una vez en la oficina antes de mandarla a la obra.
El indicador de sincronización
Sección titulada «El indicador de sincronización»Arriba de las pantallas de horas hay una línea de estado. Tocarla fuerza una sincronización.
| Estado | Qué está pasando |
|---|---|
| Sincronizado | Todo lo apuntado está en el servidor |
| Sincronizando… | Subiendo y bajando cambios ahora mismo |
| N sin sincronizar | Hay N cambios esperando en el móvil |
| Sin conexión | Sin línea. Se sigue apuntando igual |
| Error al sincronizar | Hubo conexión pero algo falló |
| Actualiza la aplicación | La app del móvil se ha quedado vieja |
certly sincroniza solo: al abrir, cada medio minuto cuando hay línea, en cuanto recupera la conexión y en cuanto aparece un cambio nuevo. No hay botón de guardar.
Cuando vuelve la línea
Sección titulada «Cuando vuelve la línea»Al recuperar cobertura, el móvil sube primero lo suyo y después baja lo que hayan hecho los demás. Los choques se resuelven en el servidor sin preguntar.
El caso interesante es el de dos encargados sin cobertura en la misma obra y en la misma semana: los dos crean su hoja, y al sincronizar certly las funde en una sola. Las horas de los dos acaban en el mismo documento.
Cuando eso deja a un trabajador con dos registros el mismo día, el móvil los suma y bloquea la casilla, porque editar uno de los dos sería ambiguo. La corrección se hace desde la web, registro a registro.
Si un cambio no se puede guardar, no desaparece en silencio: sale el aviso No se pudieron guardar algunos cambios con el motivo de cada uno. Los motivos habituales son de bulto y se entienden solos: «Las horas deben estar entre 0 y 24», «La fecha no pertenece a la semana de la hoja», «El trabajador está dado de baja».
Lo que las horas internas no hacen
Sección titulada «Lo que las horas internas no hacen»Las horas internas registran y cuestan tu mano de obra propia. No entran en la valorada del mes ni en la certificación al promotor, que se construyen a partir de la obra ejecutada, no del parte de horas.
Lo que te dan es la otra mitad del coste real de la obra: lo que compras, que viene por Conciliación, y lo que pones tú, que viene por aquí.